第三方的服务质量源于设计
致世纪久海亲爱的客户们的一封信:
前言:市场部的小姑娘要写一篇验证团队的介绍推文,主要介绍项目负责人和项目经历,看过后觉得太简单,一些个人的简历和项目的经历的堆积并不足以展示这个团队的全部,便想写这篇文章,一是将团队全方位展示,二是梳理这些年做服务的心得体会,三是对合作的客户表示感谢,希望通过这次展示结交更多的朋友。
01
部门发展历程
公司创始团队此前一直从事疫苗、生物制品行业,2017年公司成立之初以药企和器械的洁净室系统、公用系统检测、药品方法学开发为主要业务,取得CMA资质。一年后,公司开始接了第一个验证业务,从各相关科室抽调人员成立项目组,负责项目的完成。随着更多同事的加入,公司在认证事业部下成立验证部。而后随着验证业务的增加,验证事业部独立出来,那时候以生物所的常驻团队和其它项目团队组成,QC仪器的验证主要由实验室同事负责,不同项目间有人员调配。之后有了更多的验证工程师的加入、团队成员的成长及地区办事处的成立,逐步建成了目前的团队。
02
服务心得
技术服务过程,从最开始的如履薄冰,到现在得心应手;从答不出客户的疑问满心羞愧到引经据典,辅以案例原理通析。这个过程对团队的成长的立竿见影,当同一类型设备验证做到100台,熟识其原理和其特性。当不同品牌设备做到100台,对不同品牌优缺点如数家珍。当把标准学100遍,其意自现,当把一系列标准学100遍,心领神会;当把标准的源头逐一查找,其中来由和逻辑融会贯通。这个团队的成长其实是客户教的,我们的服务要成为客户行走的书本,他们翻的越多,我们知识度承载的越多。当然,这个过程中保持团队成长过程中面对困难的勇气和未知探索的求知欲,是难能可贵的品格,恰好我们一直在坚持和汲取。
和客户相处的过程,从一开始谨言慎行,紧张拘谨到谈笑风生,对专业知识的讨论及项目完成的举杯相庆,我们是同事、是朋友、是学习伙伴、是战友更是行业向前的一个个齿轮。我们融入客户的体系,完成这个岗位的职能,我们互相请教和分享,共同完善自身知识体系;同时分享各自的爱好和生活的感受;最终,我们协同完成了一个一个的项目,这是一次一次的胜利。
03
部门人员稳定、技术得当
有很多客户说,和你们合作很看重的一点是团队稳定,服务的这些年主要人员基本没变。是的,部门从几个人开始,到几十个人,再到人员架构基本形成。其实离开的同事也不少,有人去当兵,有人去开餐厅、有人回药企工作,但根植于我们内心服务客户的热心没有变。就如有同事去开餐厅,我对他的决定是开心的,从个人选择来说,在精力充沛时,做一份家族有根基的事业,是更好的选择,只是告诉他将验证服务中逻辑思维和服务客户的态度带到餐饮工作中,这是很好的一些经验。
创立之初,非有吸星辰奇伟之精,神何由降之人,亦难寻有弘农公者,日下无双、风流第一,或下笔则烟飞云动,落纸则鸾回凤惊。团队每个人都各自的特性和优势,有人性子急躁,但做事利落,沟通应答如流;有人文字功底欠佳,但执行敏捷,卓有成效;有人专业知识欠佳,但谈笑风生、款款大方;正是有多样性,团队集各人优势,将我们的专业和服务都做到上佳。
因公司取得CMA资质,这让我们对相关法规和国家标准烂熟于心,所有的测试操作均现场演示后通过考核,而且随着见识不断地增加,各种设备的涉猎和熟悉,测试操作技艺逐步成熟。而团队主要成员均在药品领域工作多年,熟悉药品体系和法规。这两方面的技能一拍即合,我们决心把验证测试服务做到极致。从熟悉标准到追溯标准制定的来源,从设备的选型到各个品牌的优缺点了然于胸,从不同测试人员的不同操作方法到流程化的建立,统一操作步骤和不断更新的新技术。
04
人员培养方式、向同行学习
经过6年时间的淬炼,团队的培训方式从以老带新,GMP每日一条,主题PPT汇报,到目前分小组对设备、验证对象、项目管理、服务客户等的流程讨论和编制,每周三定期线上培训,培训主题涉及GMP基础知识、微生物基础知识、GTP/GDP、数据完整性、洁净区人员卫生及行为规范、CNC区及洁净区更衣程序、验证偏差管理、验证人员资质确认、数据可靠性管理等等,由不同的项目经理不同主题轮流作为讲师,逐步推进所有人员及新进人员按统一流程、统一操作执行验证服务。
在这个过程中,我们向行业先行者学习,向客户学习。网络学习平台兴起之初,我们欣喜的在允咨、GMP办公室、药研等平台学习,对知识体系查漏补缺;通过Q小组系统学习ICH Q系列法规,一方面对法规有更清晰的理解、另一方面结识了很多制药行业优秀的人。通过《验证工程师的跃迁-从入门到专业》搭建团队每个成员的知识体系评价和学习方向。而在向客户服务的过程中,我们除了以事练人外,每个客户都有自己的优势,不论是管理、还是体系或者团队氛围、包括先进的设备设施、个人的GMP素养和职业素养,我们汲取着所有同行和所有客户的闪光点,成就了现在的我们。就如前不久我给一位长期业务合作的企业负责人说,给您汇报一下,和您这边合作的这几年,我们已经从初中生成长为大学生了,正是双方的互相学习、共同成长造就了现在的我们。
05
与监管机构方向一致,和同行、客户共同成长
与监管机构方向一致是这个行业的底线,验证服务行业存在的价值是合规的满足企业或因人员、设备不足,或因质量体系逐步提升所带来的需求。因势而谋、应势而动、顺势而为,监管机构的合规要求底线、企业的提质增效的需求,第三方技术服务的专业和高效,这三者互信互助,整个行业不断进步,不断革故鼎新。因而我们时刻保持和监管机构的沟通,时刻保持与同行交流,时刻保持与客户的协同,像监管机构、同行和客户展示我们、了解我们、信任我们,共同促进行业的发展。
06
服务质量的设计
团队目前做的服务质量设计正在探索中推进:
团队的发展方向,今年诺贝尔经济学奖得主阿西莫格鲁在其著作《国家为什么会失败》里提到包容性制度是让大部分人有机会参与到经济和政治活动中,这样会激励人们积极参与生产活动,推动社会进步。一个团队也是如此,只有当团队成为一个学习型组织,才会有知识的迭代、个人的创造和组织的传承,这是对服务团队的设计,团队的发展进程是一个团队在行业中最核心的竞争力。另外包括流程持续优化设计,通过总结团队、同行和客户的优点,持续输出和优化服务客户流程、验证执行流程,谋而后动,动则将事一次性做好。包括新技术应用,尝试将AI技术用于项目计划和验证文件编辑管理,提高工作效率,客户对项目进度一目了然。包括客户需求的识别,企业客户和经销商客户的需求不一样,比如为设备经销商定制特定设备验证方案,缩短项目周期。
以上便是这个团队更全面和细致的介绍。江山留胜迹,我辈复登临。这个团队正站在行业的胜迹上,正意气昂然的奋斗着,期望留下时代的风华。
——世纪久海副总经理 何遵卫